タイムマネジメント力とは？限られた時間で生産性を向上する

「タイムマネジメント力って何？時間を管理するってどういう意味？」

このような疑問に答えていきます。

自身の「働き方改革」を実施するうえでは、タイムマネジメント力は必要なビジネススキルとなります。

この記事は、「タイムマネジメント力を向上」し、業務時間内でやるべき目標を達成したい！という方に、明日から始める事が出来る内容になっています。

それでは、「タイムマネジメント力」を活用していくコツを解説します。

タイムマネジメント力とは？

タイムマネジメント力とは？を3ステップで解説していきます。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、目標達成の為に業務を効率的に進め時間を有効活用するビジネススキルです。

タイムマネジメントは「時間を管理する事」ではなく、「仕事をコントロールする」という意味合いが強いです。

あなたの周りに、案件を多く抱えているが滞りなく進め、定時には必ず終業している。という方がいないでしょうか。

このように仕事を進めるスキルが高い方は、タイムマネジメント力が高い方と言えるでしょう。

タイムマネジメントのコツ

私は、これまで2案件の担当業務で1日の業務を終えていましたが、現在は常時5案件は抱えています。

私の体験からタイムマネジメントのコツを3つ紹介します。

現在の業務を分析する

「仕事をコントロールする」上で現在の業務分析は重要です。
何故なら、業務を改善・効率化したい！と考えても現状を把握していないのであれば改善は出来ません。

紙に書き出し、現在の業務を分析しましょう。

合わせて、「この業務は本当に必要か」、「自分がやらなくてはならない業務か」を考えてみてください。

仕事を捨てる

現在の業務分析を実施した後、自分がやらなければならない仕事かを再度考えてみます。

1. 部分的に人に任せる事は出来ないか
2. 誰でも出来る汎用性はないか

現在実施している5分の業務でも、仕事を捨てる事で心に大きな余裕が出来ますので、是非試してください。
その為に、日々の業務はシンプルに単純化する事をオススメします。

業務を前倒しで進める

「期日までに5日あるから一旦作業から離れよう」皆さん一度は経験があると思います。

余裕があるのであれば、前倒しで進めましょう。

日々の業務で、「緊急で対応が必要な業務」や「予定していなかった業務」の発生は自身では避けられません。

私もついつい気を抜いていると、先週余裕だと思ったけど期日明日だな、なんて事も多くあります。

業務が詰まっている時に限って「予定していなかった業務」が発生します。

余裕、心にゆとりを持ち業務を実施する事を意識しましょう。

タイムマネジメントで活用出来るツール

「タイムマネジメント ツール」で検索するといくつものツールがヒットします。

本記事では、私が実際に活用している3つのツールを紹介します。

Googleスプレッドシート

チームで共有して活用しています。
主に工数管理に使用しており、誰が何の業務をどのくらい実施しているか「可視化」しています。

現在は月に2度振り返りを設けて、効率化が出来る業務は効率化に努めています。

また、カスタマイズも簡単な為、取得したい項目のアレンジも自由自在です。

エクセルマクロ

作業時間が決められた中で、より効率化に業務を行う為にエクセルマクロを活用しています。

1. 毎日のルーティン業務
2. データ集計

作業時間を減らす事が出来ない場合、業務を自動化する事で作業時間を短縮し、同じ時間でより効率的な仕事の実施が可能です。

Focus-to-do

個人的に使用しているアプリです。

ポモロードテクニックとタスク管理を組み合わせたタイマーツールです。

ポモロードとは、短い作業と短い休憩を1セットとし、繰り返す時間管理方法です。

私個人的には、使用して2つのメリットがありました。

是非、活用してみてください。

まとめ:限られた時間で生産性を向上する

まとめ:限られた時間で生産性を向上する

ここまで、「タイムマネジメント力とは」について説明してきました。

「タイムマネジメント力」向上で得られるメリットを2つ挙げます。

残業が減り業務が効率的に完了する

タイムマネジメント力の向上で、残業が減り業務を効率的に完了出来るようになります。

心に余裕が生まれる為、新たな視野が増え、自身の成長に繋がります。

仕事に優先度をつけ成果があげやすい

仕事を分類し、自分がやらなくてはならないタスクが明確になります。

成果をあげやすい仕事配分を実施出来る為、社内での評価にも繋がります。

タイムマネジメント力の向上には、日々の業務の可視化・日々の改善が大変重要です。

明日から、自分がどの業務にどのくらい時間を要しているのかを確認し、小さな改善から始めてみてください。

この記事を見て「残業が減って家族との時間が増えた」、「社内での評価が変わった」という方が増えれば幸いです。