業務効率化を促進！ツールとアイデアを紹介【事例あり】

「業務効率化って何から始めたらいいの？」

このような疑問に答えていきます。

業務効率化のツールやアイデアを紹介

「業務効率化」

誰もが考えるフレーズかと思います。
業務効率化のアイデアやツールの紹介をしていきます！

業務の選別

業務効率化:業務の選別

「引き継いだ時からこのやり方だよ」
「前からこの資料配布してるからねー」

皆さんも日々の業務で耳にした事があるんじゃないでしょうか。

勿論、必要な事もありますが「本当に必要？」と業務の棚卸しを実施しましょう！

業務の優先順位を決める

業務効率化:業務の優先順位を決める

業務の棚卸し完了後、次は業務の優先順位を決めます。

業務マニュアル作成

業務効率化:業務マニュアル作成

上記以外にもマニュアル化を進め、業務が属人化にならないよう進めます。

「マニュアル化する時間がない」と嘆く方もいるかと思いますが、あなたはどちらを選びますか？

「私はマニュアル化を選びました！」

業務を自動化する

業務効率化:業務を自動化する

事例で改めて触れますが、無理ツールも多いです。社内で承認されているツールは積極活用しましょう！

作業のスピードアップ

業務効率化:作業のスピードアップ

「効率化と関係あるの？」

「仕事が早い人の特徴を見よ！」

文面を見ただけで「仕事を任せたい！」と私なら考えます。

作業のスピードアップには、「オフィスソフトのショートカット」を覚え1つの業務スピードを早くする事から挑戦しましょう！

業務効率化ツール「チャット」

業務効率化ツール「チャット」

LINEを始め、世にはチャットツールが多いですが、皆さんの働く環境では使用してますか？

控えめに言って最高です！

ワニ◯さん。
お疲れ様、ワニです。
下記資料ですが、明日までに更新お願いします。※ファイルパス

明日までに更新お願いします！※ファイルパス

記載方法が違うだけじゃん！と突っ込みが聞こえてきそうですが、「文字数減らす→10秒短縮」するだけで長期的に見ると時間の削減に繋がります！

業務効率化ツール「エクセルマクロ」

業務効率化ツール「エクセルマクロ」

業務を洗い出すと、「毎日同じ操作繰り返してるな」、「データは違うけど同じ集計方法だな」と気付きがあります。

エクセルマクロを使用すると、ボタン１つで業務が完了します！

事例でも紹介していますので、最後までご覧下さい。

まとめ:業務効率化の事例を紹介

業務効率化の事例1

エクセルマクロ

「毎日同じ操作繰り返してるな」、「データは違うけど同じ集計方法だな」と思う業務が必ずあると思います。

私は、エクセルでのデータ集計とデータのパワーポイントへの貼り付けを、エクセルマクロを活用する事で、6時間の作業を2時間に減らす事が出来ました。

見え方が同じであれば、時間が掛からず効率化が図れます！

業務効率化の事例2

Teachme Biz

業務効率化の中で下記項目のマニュアル化を挙げました。

ただ、マニュアルは相手に伝わり、業務を実施して初めて成果があります。

これでは、一向に業務効率化は出来ず、業務が進ません。

業務効率化でマニュアル化を進める中、有効なツールがTeachme Bizです。

動画や画像に文字を挿入出来、ビジュアルベースでわかりやすく解説できます。

「マニュアルを作成しても都度説明をしてる」
是非、Teachme Bizを活用してみてください！

業務効率化の事例3

Tableau

Tableauは、報告書等にも活用は勿論出来ますが、数値の確認の際使用する事が出来ます。

以前は、年度別や月別のエクセルファイルを、対象となる全てのエクセルファイルを開いていました。

しかし、Tableauを活用する事で、全てのデータをTableauに取り込みワンタッチで確認が出来ます！

「ツールを導入するのは時間がかかるな」という方は、先ずは業務の選別や業務の優先順位を決めるから始めてみてください！

明日からでもすぐに始められ、業務の棚卸しが可能です！